SharePoint Kalender in Outlook 2007

Es gibt seit SharePoint 2007 (MOSS 2007) die Möglichkeit mit Outlook 2007 den Kalender einer SharePoint Seite mit dem lokalen Outlook in beiden Richtungen zu synchronisieren. Der Vorteil: Man muss nicht mehr auf die SharePoint Site gehen um den (Team)-Kalender anzuschauen.

Einrichtung der Synchronisation

Dazu muss der Benutzer den Kalender in der gewünschten SharePoint Seite im Browser aufrufen und im Menü „Aktionen“ den Punkt „Verbindung herstellen mit Outlook“ anwählen. Anschließend öffnet sich ein Bestätigungs-Dialog im lokalen Outlook, in dem man z. B. noch den Anzeigenamen des SharePoint Kalenders beeinflussen kann.

Anschließend hat der Benutzer im Outlook neben seinem persönlichen Kalender einen weiteren zusätzlichen Kalender. Dieser wird in der linken Leiste in Outlook 2007 unter „Weitere Kalender“ aufgelistet. Man kann also sich mit einer Vielzahl von Kalendern verbinden. Diese kann man dann an- bzw abwählen durch das Häkchen setzen (siehe Screenshot).

In der Kalenderansicht in Outlook 2007 hat der Benutzer zwei Möglichkeiten:

1. Die Kalender in einer Art „Split“-View nebeneinander für den gewählten Zeitraum (Tag, Woche, Monat) anzeigen. Dies reduziert den Platz in Outlook beträchtlich

2. Die Kalender transparent übereinanderliegend anzeigen. Diese Anzeige kann ist empfehlenswert.

Man kann in dem verbundenen Kalender in Outlook die Termine ansehen und neue Termine anlegen. Wenn man solch ein Termin öffnet, gibt es in der Symbolleiste die Möglichkeit, den Termin in den eigenen Outlook-Kalender zu kopieren.

Genau hier liegt die Krux: Der Termin wird kopiert! Man kann ein Termin also 3 mal hintereinander in sein eigenen Kalender kopieren. Und wenn der Termin im SharePoint Kalender gelöscht wird, dann bleiben die Kopien bestehen. Ebenso erfährt die Kopie natürlich nichts von einer Aktualisierung ihres Ursprungtermins im SharePoint-Kalender. Hier wäre eine wirkliche Synchronisierung in den eigenen Kalender besser.

Natürlich die Frage, warum ein Termin überhaupt in den eigenen Kalender kopiert werden sollte:

• Die Synchronisierung der Termine mit einem Windows Mobile Gerät funktioniert nur von dem eigenen Kalender

• Es werden Terminkonflikte beim Anlegen von Terminen von Outlook erkannt.

• Es sollen eigene private Notizen dem Termin hinzugefügt werden

Termine können in dem SharePoint-Kalender auch angelegt werden, wenn der Benutzer offline ist. Sobald das Outlook 2007 wieder eine Verbindung zur SharePoint Site aufbauen kann, werden die Kalender abgeglichen.

Nachtrag: Ein Termin aus dem eigenen Outlook-Kalender kann nicht in den SharePoint Kalender kopiert werden. Das funktioniert am Leichtesten mit Drag & Drop des Termins von einem Kalender in den anderen Kalender.

Werbeanzeigen

Geburtstage von Kontakten im Outlook Kalender anzeigen

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Anforderung:
Wenn in einem Outlook Kontakt ein Geburtstag eingetragen wird und anschließend der Kontakt gespeichert wird, erzeugt Outlook anschließend automatisch ein Kalendereintrag für den Geburtstag. Soweit so gut. Wenn man jetzt Kontakte per PST oder andere Form in Outlook importiert, die Geburtstage enthalten, werden diese nicht automatisch in den Kalender eingetragen. Man müsste nun in jedem Kontakt manuell nochmal das Geburtstagsfeld editieren und den Kontakt speichern.

Weiterlesen „Geburtstage von Kontakten im Outlook Kalender anzeigen“

Wochentage in Excel berechnen

Manche Dinge sucht man in Microsoft Excel vergebens. So auch eine Formel zur Berechnung des jeweiligen Wochentags zu einem gegebenen Datum. Für alle diejenigen die danach genauso gesucht haben wie ich:

  • =TEXT(Datum;“TTTT“) -> Wochentag ausgeschrieben (Bsp: Montag)
  • =TEXT(Datum;“TTT“) -> Wochentag in Kurzform (Bsp: Mo)

Kommandosuche in Word, Powerpoint und Excel

Microsoft hat auf seiner Microsoft Office Labs Seite, wo neue Ideen rund um Office veröffentlicht werden, einen ersten Prototypen veröffentlicht. Es ist ein Add-In namens „Search Commands“ und bietet eine Stichwortsuche nach verfügbaren Kommandos in den Programmen.

Das Add-In ist für ausschließlich für Office 2007 und funktioniert auch unter Vista 64 bit.

Nach der Installation des Add-Ins existiert in Word, Powerpoint und Excel in der Ribbon Leiste ein neuen Reiter „Search Commands“. Dort gibt es ein Eingabefeld für die Eingabe von Suchbegriffen. Rechts neben dem Suchfeld werden als Treffer sofort passende Kommandos incl. Symbol angezeigt und können verwendet werden.

Das gute dabei ist, dass im Tooltip des jeden Suchergebnisses (Kommandos) auch der feste Ort des jeweiligen Kommandos in der Ribbon Leiste angezeigt wird. So lernt man gleich ein wenig die Ribbon Leiste kennen. J

Einziger Wehrmutstropfen: Das Add-In gibt’s nur in Englisch. Das heißt, dass man nur englische Suchbegriffe eingeben kann und die Ergebnisse (Kommandos) auch in Englisch angezeigt werden. Ansonsten funktioniert das Add-In auch gut in einem deutschsprachigen Office 2007.

Ich persönlich hoffe, dass Microsoft noch mehr solch kleine produktive Tools veröffentlicht.

Update am 16.05.2018:
Neuer Download-Link: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=28559

UML 2.0 Schablone für Visio

In Visio 2007 wird standardmäßig eine UML Version 1.3 Schablone angeboten. Wer ein UML 2.0 Diagramm mit Visio zeichnen will, muss also sich diese (kostenlose) UML 2.0 Schablone hier runterladen und installieren.

Jedoch habe ich beim Verwenden der UML 2.0 Schablone ein Nachteil entdeckt: Die Multiplizität bei Beziehungen zwischen zwei Klassen kann nur per Hand über das Shape „Label“ auf eine Assoziation gesetzt werden. Das ist ziemlich aufwendig und nicht so gut gelöst wie bei dem UML 1.3 Template von Visio. Dort können in den Eigenschaften die Multiplizität komfortabel über ein Drop-Down-Feld für jedes Ende einer Assoziation ausgewählt werden.

Noch ein Tipp für Klassendiagramme, wo Klassen auch Attribute und Methoden enthalten sollen. Dazu muss bei dem Klassensymbol in der untern Linie das gelbe Rautensymbol (2. Von links) nach oben mit der Maus gezogen werden. Damit entsteht eine Trennlinie im Klassensymbol für die Auflistung der Attribute bzw. Methoden der Klasse (siehe Screenshot).

Stundengenaue Planung von Vorgängen in Microsoft Project

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Project“ kann man seine Projektpläne erstellen und verwalten. Das Programm ist nicht Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Project 2016. Klicken Sie auf den Bild, um den aktuellen Preis zu erfahren.

Anforderung:
Vorgänge in Project sind standardmäßig immer ein Tag lang. Wenn man jedoch Vorgänge innerhalb eines Tages planen will, muss man die Vorgangsdauer in Minuten oder Stunden angeben.

Lösung:
Das geht in Microsoft Project, denn man kann als Einheit im Feld „Dauer“ folgende Kürzel für unterschiedliche Einheiten verwenden:

  • Minuten: min
  • Stunden: h
  • Tage: d
  • Wochen: w
  • Monate: m

Zur Anzeige der stundengenauen Vorgänge im Gantt-Chart muss man den Zoom auf 1 Tag stellen (Rechts-Click auf die Zeitleiste):

OpenDocument Unterstützung für Microsoft Office

Nach einiger Suche habe ich eine Seite gefunden, auf der Add-Ins zur Unterstützung des OpenDocument Formats in Word, Excel und Powerpoint zur Verfügung gestellt wird. Das Projekt wird von verschiedenen Firmen betrieben. Interessant ist, dass Microsoft selbst dort auch mitarbeitet.

Das Add-In für Word unterstützt alle Version ab Word 2000 bis 2007. Alle Add-Ins können kostenfrei heruntergeladen werden.