Werkzeug zur Sicherung von Compliance/Governance in SharePoint Portalen

In Office 365 gibt nun ein neues Feature namens Data Loss Prevention für SharePoint Online. Das Feature besteht für Exchange 2013 und respektive Outlook schon länger. Das Feature unterstützt die Suche nach sensiblen Informationen, die von irgendeinem Nutzer im Unternehmen abgelegt wurden.

Suche und Identifizierung von kritischen Inhalten

Für die Überprüfung von Richtlinien (Policies aus Sicht einer Governance oder Compliance) gibt es eine portalweite Suchfunktionalität für Suche nach abgelegten Information in einer bestimmten Syntax – also z.B. der Rentenversicherungsnummer oder Personalnummer etc.

Hierbei zählt nicht nur die Syntax – also z.B. das Zahlenformat einer Kreditkartennummer – sondern auch Aufbauregeln der jeweiligen Information. Das bedeutet, dass eine wirkliche Kreditkartennummer nach einer bestimmten Regel aufgebaut ist und somit eine 1111-1111-1111-1111 niemals eine Kreditkartennummer sein kann.

Mit diesen Feature kann der Compliance-Beauftragte sich z.B. alle Dokumente im Portal anzeigen lassen, die 5 oder mehr Kreditkartennummern enthalten.

Technisch wird das in SharePoint beim Indizieren eines Inhaltselements über die FAST Indexing Pipeline durchgeführt. Hierbei werden die Items analysiert und markiert.

dlp_sharepoint

Hilfestellung mit vordefinierten Datentypen:
Microsoft bietet für die Suche nach personenbezogenen Daten 51 vordefinierte Datentypen an.

Für Deutschland im Speziellen sind das derzeit:

  • Deutsche Führerscheinnummer
  • Deutsche Reisepassnummer

Länderunbahängig könnte auch interessant sein:

  • Kreditkartennummer
  • IBAN
  • SWIFT-Code
  • IP-Adresse

Es ist natürlich auch möglich eigene Typen mit einer Syntax zu definieren – also für alle unternehmenseigenen Datentypen wie z.B. der o.g. Personalnummer.

Mithilfe des eDiscovery Centers in Office 365 kann in SharePoint, Exchange und Lync nach sensitiven Information gesucht werden.

Hier noch ein Video von Microsoft zu diesem Thema:

Weiterführende Information:

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Eingebaute PDF-Generierung in SharePoint 2013

Der SharePoint 2013 Server hat neben einem eigenen IFilter für PDF-Dateien auch eine eingebaute PDF-Generierung. In der Dokumentenvorschau (im Hoover Panel) muss der Anwender nur den (versteckten) Button finden und schon wird ein PDF auf dem Server generiert und anschließend zum Download sofort angeboten. Cool!

Dokumentenvorschau
Dokumentenvorschau

SharePoint Mockups mit Balsamiq

Das altbekannte Sprichwort heißt „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“. Auf die Konzeptionsphase in Portalprojekten mit SharePoint Technologie trifft dies auf die Gestaltung der Inhalte auf den einzelnen Seiten im Portal zu! Unabhängig vom Design (Farben,Schriften, Runde Ecken, etc.) muss das grundsätzliche Layout bildlich veranschaulicht werden und mit dem Kunden abgestimmt werden.

Hier kann ich das Tool „Balsamiq Mockups“ empfehlen, um mit relativ geringem Aufwand eine bildliche Darstellung als Grundlage für die Abstimmung mit dem Kunden zu bauen. Denn bildlich können sich Menschen das nunmal am besten vorstellen.

Zu dem Tool stehen in der Community fertige UI-Elemente von SharePoint zur Verfügung, so dass man sich die Arbeit sparen kann, Funktionen von SharePoint nachzumalen:

Tags und Kategorien im Blog des SharePoint Server 2013

Schon WordPress als Blog-Software hat das Konzept der Verschlagwortung von Blog-Artikeln durch Kategorien und Tags. Zur Unterscheidung der beiden hat WordPress sogar einen Support-Artikel veröffentlicht (Link).

Auch der SharePoint Server verwendet in Blogs Kategorien und Tags. Jedoch werden IMHO mit SharePoint 2013 die Tags um so wichtiger wegen den neuen sozialen Features (u. A. das Folgen eines Tags). Deshalb ist die Erwartungshaltung, dass Tags jetzt um so wichtiger werden bei der Verschlagwortung von Blog-Artikeln, da diese dann aggregiert anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden.

In dem Standard ContentType für Blogs in SharePoint ist gar kein Feld definiert für Tags. Hier der Screenshot des Bearbeiten Dialogs für Blog-Artikel.

Bearbeiten eines Blog-Artikel
Bearbeiten eines Blog-Artikel
Kategorien im SharePoint Blog
Kategorien im SharePoint Blog

Das Tagging im Blog-Artikel wird bei SharePoint erschwert. Man muss in der Page „Post.aspx“ zur Anzeige des Blog-Artikels navigieren und in der Symbolleiste „Page“ dort die Tags für den Artikelseite festlegen. Das bedeutet, dass nicht das Artikel-Item in der Dokumentenbibliothek das Tag erhält, sondern die Page. :-/

Tagging im Blog-Post
Tagging im Blog-Post
Tagging-Dialog
Tagging-Dialog

Die Kategorie wird im Footer des Blog-Artikel angezeigt (im Screenshot das Wort „Ideas“). Leider wird aber der oder die vergebenen Tags in der Leseansicht des Artikels nicht angezeigt.

In der MySite (Profilseite) sieht man in der Sektion „Tags und Notes“ die vergebenen Tags.

Tags and Notes
Tags and Notes

Leider erscheint im Activity Stream kein automatischer Eintrag, dass ein Blog-Artikel publiziert wurde, noch die vergebenen Tags sind zu sehen.

Ressourcen:

http://community.office365.com/en-us/forums/154/t/4918.aspx

Excel-Dateien in SharePoint überführen bzw. importieren und als Liste speichern

Anforderung:
Es existiert eine Excel-Datei mit einer Tabelle, welche ab sofort als Liste in SharePoint weiter leben soll.

Lösung:
In SharePoint 2007 und folgende Versionen existiert die Möglichkeit, eine SharePoint Liste anzulegen und beim Anlegen das Format anhand einer ausgewählten Excel-Datei vorzugeben. Beim Anlegen der Liste gibt es ein spezielles Template dafür (siehe folgenden Dialog)

Dialog in SharePoint 2010
Dialog in SharePoint 2010

Zum Anlegen der Liste wird relativ wenig Daten abgefragt. Wichtig ist der lokale Pfad zur Excel-Datei. Nach Klick auf OK wird die Excel-Datei geprüft.

Listendetails

Die erste Anforderung an diese Funktion ist, dass die Webseite im Internet Explorer zu den vertrauenswürdigen Seiten hinzugefügt werden muss, um das Recht zu haben, im lokalen Dateisystem zu lesen. Andernfalls erscheint folgende Fehlermeldung.

fehlermeldung

Im Positiv-Fall erscheint folgenden Dialog in Excel und die Tabelle ist farbig umrandet.

Import-Dialog in Excel

Hilfreiche Standard-URLs für SharePoint Server 2007/2010/2013

Hier sind die Standard-URLs aufgeführt, die man benötigt, sollte mal wieder die Navigation so umgebogen sein, dass man keine Buttons hat…

Feature Eigentliche Buttonbeschriftung: „Alle Websiteelemente einblenden“
SP2007:
http://<servername>/<website>/_layouts/viewlsts.aspx
SP2010:
http://<servername>/<website>/_layouts/viewlsts.aspx
SP2013:
http://<servername>/<website>/_layouts/15/start.aspx#/_layouts/15/viewlsts.aspx

—-

Feature Alle Listen einer Teamsite anzeigen:
SP2007:
http://<servername>/<website>/_layouts/viewlsts.aspx?BaseType=0
SP2010:
http://<servername>/<website>/_layouts/viewlsts.aspx?BaseType=0
SP2013:
http://<servername>/<website>/_layouts/15/start.aspx#/_layouts/15/viewlsts.aspx?BaseType=0

—-

Feature Websiteeinstellungen oder englisch Site Settings:
SP2007:
http://<servername>/<website>/_layouts/settings.aspx
SP2010:
http://<servername>/<website>/_layouts/settings.aspx
SP2013:
http://<servername>/<website>/_layouts/15/start.aspx#/_layouts/15/settings.aspx

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Feature Papierkorb einer Website
SP2007:
http://<servername>/<website>/_layouts/recyclebin.aspx
SP2010:
http://<servername>/<website>/_layouts/recyclebin.aspx
SP2013:
http://<servername>/<website>/_layouts/15/start.aspx#/_layouts/15/recyclebin.aspx

—-

Feature Dokumentenbbibliothek „EN:Pages/DE:Seiten“ und ihre Dateien in deutscher Installation:
SP2007:
http://<servername>/<website>/Seiten/Forms/AllItems.aspx
SP2010:
http://<servername>/<website>/Seiten/Forms/AllItems.aspx
SP2013:
http://<servername>/<website>/Seiten/Forms/AllItems.aspx

—-

Feature Listenvorlagenkatalog
SP2007: n/a
SP2010: n/a
SP2013:
http://<servername>/<website>/_catalogs/lt/Forms/AllItems.aspx

Berechnete Spalten in Datenblattansicht überschreibar :-(

SharePoint bietet von Haus aus die Möglichkeit der Verwendung von Spalten in Listen, die Formeln enthalten können, um etwas zu berechnen. Diese werden als berechnete Spalten (EN: calculated fields) bezeichnet.

Leider und unerwarterweise  besteht für Anwender die In SharePoint 2007/2010 die Möglichkeit, in diesen Spalten (welche zudem als readonly definiert sind), in der Datenblattansicht zu überschreiben. Die einzige nichtssagende Warnmeldung vorab vom Control ist diese hier:

warnmeldung_datenblattansicht

Nach Klick auf „Weiter“ wird als Folge die hinterlegte Formel in der Spalte komplett durch die neue Eingabe ersetzt. Damit ist auch die Formel in der Spaltendefinition verloren. 😦

Das ist ein riesen Problem, wenn Anwender in der Datenblattansicht Listen bearbeiten und dabei unabsichtlich Werte in eine kalkulierte Spalte schreiben und die folgende Meldung einfach bestätigen.

Die Ursache des Problems dürfte bei dem Add-In für die Datenblattansicht liegen. Einzige Abhilfe schafft anschließend, die alte Formel in der Spaltendefinition wieder manuell einzufügen. Viel Spaß dabei 🙂

In SharePoint 2013 tritt dieses Problem nicht mehr auf.