Publizierte Page in Sharepoint offline schalten

Simple Anforderung an ein Web Content Management System: Eine live geschaltete Seite offline schalten.

Unter SharePoint 2007 ist dafür eine längere Recherche nötig. Hier das Ergebnis:

Möglichkeit

Ergebnis:

Im Menü „Workflow“ der Symbolleiste zum Editieren der Page die Funktion „Unpublish“ (englische Version) oder „Veröffentlichung zurückziehen“ (deutsche Version). Dadurch wird die vorherige Version der Page wieder online geschalten. Also in den Versionshistorie die vorherigen Versionen anklicken und dann die auch bis zur Ur-Version zurückziehen.

Fazit: Also nicht wirklich das, was man sich erhofft hat.

Ende-Datum der veröffentlichten Page auf ein zurückliegenden Datum setzen. Dafür müssen die Publication Dates für die Site aktiviert sein. Erst dann gibt es die Möglichkeit zur Eingabe eines Start und Ende-Datums.

Fazit: Klingt mehr nach einem Workaround als nach einer durchdachten Funktion; macht aber das, was man eigentlich erwarten würde.

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SharePoint Kalender in Outlook 2007

Es gibt seit SharePoint 2007 (MOSS 2007) die Möglichkeit mit Outlook 2007 den Kalender einer SharePoint Seite mit dem lokalen Outlook in beiden Richtungen zu synchronisieren. Der Vorteil: Man muss nicht mehr auf die SharePoint Site gehen um den (Team)-Kalender anzuschauen.

Einrichtung der Synchronisation

Dazu muss der Benutzer den Kalender in der gewünschten SharePoint Seite im Browser aufrufen und im Menü „Aktionen“ den Punkt „Verbindung herstellen mit Outlook“ anwählen. Anschließend öffnet sich ein Bestätigungs-Dialog im lokalen Outlook, in dem man z. B. noch den Anzeigenamen des SharePoint Kalenders beeinflussen kann.

Anschließend hat der Benutzer im Outlook neben seinem persönlichen Kalender einen weiteren zusätzlichen Kalender. Dieser wird in der linken Leiste in Outlook 2007 unter „Weitere Kalender“ aufgelistet. Man kann also sich mit einer Vielzahl von Kalendern verbinden. Diese kann man dann an- bzw abwählen durch das Häkchen setzen (siehe Screenshot).

In der Kalenderansicht in Outlook 2007 hat der Benutzer zwei Möglichkeiten:

1. Die Kalender in einer Art „Split“-View nebeneinander für den gewählten Zeitraum (Tag, Woche, Monat) anzeigen. Dies reduziert den Platz in Outlook beträchtlich

2. Die Kalender transparent übereinanderliegend anzeigen. Diese Anzeige kann ist empfehlenswert.

Man kann in dem verbundenen Kalender in Outlook die Termine ansehen und neue Termine anlegen. Wenn man solch ein Termin öffnet, gibt es in der Symbolleiste die Möglichkeit, den Termin in den eigenen Outlook-Kalender zu kopieren.

Genau hier liegt die Krux: Der Termin wird kopiert! Man kann ein Termin also 3 mal hintereinander in sein eigenen Kalender kopieren. Und wenn der Termin im SharePoint Kalender gelöscht wird, dann bleiben die Kopien bestehen. Ebenso erfährt die Kopie natürlich nichts von einer Aktualisierung ihres Ursprungtermins im SharePoint-Kalender. Hier wäre eine wirkliche Synchronisierung in den eigenen Kalender besser.

Natürlich die Frage, warum ein Termin überhaupt in den eigenen Kalender kopiert werden sollte:

• Die Synchronisierung der Termine mit einem Windows Mobile Gerät funktioniert nur von dem eigenen Kalender

• Es werden Terminkonflikte beim Anlegen von Terminen von Outlook erkannt.

• Es sollen eigene private Notizen dem Termin hinzugefügt werden

Termine können in dem SharePoint-Kalender auch angelegt werden, wenn der Benutzer offline ist. Sobald das Outlook 2007 wieder eine Verbindung zur SharePoint Site aufbauen kann, werden die Kalender abgeglichen.

Nachtrag: Ein Termin aus dem eigenen Outlook-Kalender kann nicht in den SharePoint Kalender kopiert werden. Das funktioniert am Leichtesten mit Drag & Drop des Termins von einem Kalender in den anderen Kalender.

Test eines Offline-Clients für den Microsoft Office SharePoint Server

In diesem Post geht es um meine Erfahrungen mit dem Colligo Contributor for SharePoint 2.2. Dies ist ein Offline-Client für den Microsoft Office SharePoint Server. Die Inhalte (Dokumente,Kontakte, Aufgaben, etc.) einer SharePoint Site können mit diesem Tool komfortabel ohne Browser benutzt werden. Ein Vorteil eines Offline-Clients ist die schnellere Reaktion als im Browser, wo immer erst Requests geschickt werden und Seitenaufbau Zeit verbraucht. Weiterhin der große Vorteil, die Dateien auf seinem lokalen PC zu haben, wenn man offline ist.

Ersteinrichtung einer SharePoint-Site
Zuerst wählt man die SharePoint Site aus, die man im Tool nutzen will. Hier gibt man die URL der Site und seine Credentials ein. Anschließend zeigt der Contributor die Dokumentenbibliotheken und Listen der Site an. Hier kann man wählen, ob man alle synchronisieren will oder nur einzelne Listen oder Dokumentenbibliotheken. Ein großer Vorteil ist die Filter-Funktion. Dadurch kann ein bestimmten Verzeichnis innerhalb einer Dokumentenbibliothek ausgewählt werden anstatt die gesamte Dokumentenbibliothek runterzuladen. Danach werden alle Dateien runtergeladen und in einem lokalen Verzeichnis abgelegt.

Hinweise:

  • Bei Verwendung von HTTP Proxies werden die Proxy-Einstellungen des Internet Explorer verwendet.
  • Das lokale Verzeichnis für alle SharePoint-Sites kann im Menü „View“ –> „Options“ -> „Storage location“ angepasst werden.

Arbeiten mit dem Contributor
Anschließend können alle Datei-Aktionen in den Dokumentenbibliotheken über das Kontextmenü ausgeführt werden, wie auch im SharePoint Server gewohnt. Bei Word-Dokumenten gibt es im Kontextmenü zwei mögliche Aktionen „Open with Microsoft Word“ und „Edit in Microsoft Word“. Das ist verwirrend, weil der Unterschied unklar ist.

Ein Vorteil ist die Filterung der Dateianzeige im Verzeichnis. So kann man z.B. Dokumente nur von einem bestimmten Bearbeiter anzeigen lassen. Dies ist besonders praktisch bei Verzeichnissen, in denen eine Vielzahl von Dateien vorhanden ist. Natürlich können auch Dateien über den Colligo Contributor in den SharePoint Server hochgeladen werden oder z.B. Aufgaben in der entsprechenden Liste angelegt werden.

Folgende Sachen haben mir am Contributor nicht gefallen:

Unbehandelte Exceptions:

Es darf nicht passieren, dass man als Benutzer eine unbehandelte NullReferenceException präsentiert bekommt, wenn der Contributor die SharePoint Seite nicht erreicht, weil wie bei mir die richtige HTTP Proxykonfiguration nicht aktiviert ist.

Version Mismatch, obwohl die Datei auf dem Server nicht geändert wurde:

Beim Versuch des Check-In eines bearbeiteten Word-Dokuments wurde ein Dialog angezeigt, den man erstmal manuell vergrößern muss, um die Fehlermeldung zu lesen: „The version oft the file on the server is different from the local version. Please synchronize the site and try again.“ Das erneute Synchronisieren der Site half jedoch nichts. Dieser Fehler trat bei mir auch bei anderen Dateien (Excel-Dateien) auf. Die Ursache dafür war nicht ersichtlich. Einziger Weg, die Datei einzuchecken ist die Datei manuell aus dem Colligo Verzeichnis in die SharePoint Dokumentenbibliothek hochladen und einchecken.

Nach erneutem Synchronisieren kam der Contributor bei dem Word-Dokument erst recht durcheinander und erklärte ein Synchronisierungskonflikt. Dafür gibt’s dann Abhilfe. In dem folgenden Dialog zeigte sich, dass die Dateien von der Dateigrößte identisch sind, jedoch das Datum unterschiedlich.

Merge Wizsard

Nun bietet der Contributor ein Merge Documents Wizard an. Dieser zieht eine temporäre Kopie der lokalen Datei und mergt die Inhalte der Server-Datei. Anschließend wird das gemergte Dokument geöffnet und die Änderungen im Änderungsmodus angezeigt. In meinem Fall war die Datumsangabe (automatisches Feld in Word-Dokument) auf dem Deckblatt Schuld für den Konflikt.

Alles in allem bin ich nicht überzeugt vom Colligo Contributor und werde mir das Tool in einer späteren Version nochmal anschauen.

Weiterführende Links:

  • Link zur Support Seite mit der Übersicht der Features, einer Knowledge Base und Screencasts.