Office 365: MyAnalytics – Neuerungen in 2019

Hintergrund:
In dem Artikel (Hyperlink) wurde in 2017 der neue Dienst in diesem Blog vorgestellt. So richtig durchgestartet ist er nicht – aufgrund der eingeschränkten Verfügbarkeit im teuersten Plan in der Office 365 Familie – E5 beziehungsweise als aufpreispflichtiges Add-on zu günstigeren Plänen.

Nun gibt es (endlich) erfreuliche Neuigkeiten:

MyAnalytics wird vom Premium-Dienst mehr zum Massendienst in der Office 365 Suite -> Kunden der Pläne Business Essentials, Business Premium, E1, E3 bekommen den Dienst nun bald auch kostenlos!

MyAnalytics hat verschiedene Oberflächen:

  • ein personalisiertes Dashboard im Browser (extra Kachel im O365 Launcher)
  • als Outlook Add-in (Leiste rechts) für Office 365 Nutzer
  • Wöchentliche Benachrichtigungen
  • Intelligente (AI-gestützte) Notifications in Outlook, die eingeblendet werden beim Lesen/Erstellen von Mails und Meeting-Einladungen und Denkanstöße bzgl. der jeweiligen Empfänger-Person(en) zu liefern und produktiver zu sein.

Datensenken für MyAnalytics

  • MyAnalytics kann neben der eigenen Exchange Online Mailbox jetzt auch weitere Office 365 Dienste analysieren und Auswertungen anzeigen aus:
    1. Chats und Anrufe/Meetings in Microsoft Teams
    2. Arbeit mit Dokumenten in SharePoint Online
    3. Arbeit mit Dokumenten in OneDrive for Business

Also heißt es abwarten, bis die zusätzliche Kachel von MyAnalytics im Menü im Browser erscheint.

Für die Datenschutzbeauftragten und Betriebsratsmitglieder unter den Lesern:

  • Die verwendeten Daten sind in der Mailbox des Anwenders eh da und schlicht aufsummiert bzw. ausgewertet
  • laut Microsoft werden keine personenbezogenen Daten ausgewertet oder angezeigt
  • Es wird die Häufigkeit von Terminen analysiert und ein unternehmensweiter Durchschnitt gebildet und angezeigt
  • Es wird die Lese-Rate bei Mails an 5 oder mehr Kollegen analysiert

 

Quellen:

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Absicherung von Online-Accounts im Privaten und Geschäftlichen durch Passwort-Manager, MFA und CASB

Aufgrund der aktuellen Nachrichtenlage ist das Thema Absicherung von Accounts bei Internetdiensten nicht nur für Prominente und Politiker in aller Munde.

Im Privatbereich sollte jeder mit Hilfe eines Passwort-Managers seine Accounts von Online-Diensten verwalten und zusätzlich (wenn möglich) die sogenannte Multi-Factor Authentifizierung verwenden. Das bedeutet, dass beim Login in ein Online-Dienst neben dem Passwort ein zweiter Faktor zum Beweisen der Identität erbracht werden muss. Damit verliert das Passwort allein seine Macht.

Best Practice durch Passwort-Manager:

  1. die Passwörter für Online-Dienste dort speichern
  2. sich beim Einloggen in den Diensten durch den Passwort-Manager helfen lassen durch automatisches Ausfüllen der Login-Maske
  3. Wenn man dieses Vorgehen verinnerlicht hat, ist klar, dass die Passwort-Stärke zunehmen kann, da der Mensch sich die Passwörter nicht mehr merken muss:
    1. für jeden Dienst ein anderes Passwort
    2. Passwort wird generiert durch den Passwort-Manager und ist damit sehr komplex
    3. Regelmäßiges Überprüfen der Passwort-Stärke und doppelter Verwendung von Passwörtern im Passwort-Manager
    4. Ändern der Passwörter in gewissen Zeitabständen

Als Passwort-Manager empfehle ich LastPass

Best Practice für Multi-Factor Authentifizierung (MFA):

  1. Bei häufig genutzten Online-Diensten prüfen in den Optionen, ob MFA aktivierbar ist (meist manuell aktivierbar in Kontoeinstellungen)
  2. Eigene Mobilfunknummer eintragen oder eine Authenticator App auf dem Smartphone nutzen
  3. Nach dem Login in Online-Dienst wird dann eine Prüf-SMS mit Code verschickt bzw. ein Code aus der Authenticator-App abgefragt. Dieser zweiter Faktor muss dann beim Login-Vorgang zusätzlich eingegeben werden

MFA empfehle ich bei Bezahldiensten (PayPal), Shopping-Portalen mit hinterlegten Zahlungsdaten (Amazon) sowie bei Social Networks mit Chat-Verläufen und privaten Informationen.

Im Firmenbereich sollte man ebenfalls Passwort-Manager für seine Anwender und Multi-Factor-Authentifizierung anwenden. Darüberhinaus ist im geschäftlichen Bereich für die Erhöhung von Sicherheit die Nutzung eines sogenannten (in englisch) Cloud Access Security Broker (CASB) empfehlenswert.

Ein CASB schaltet sich zwischen die Mitarbeiter des Unternehmens und dem Internet/der Cloud und überwacht und schützt den Datenverkehr bzw. die Cloud Apps

Insbesondere der Schutz durch ein CASB der Mitarbeiter-Accounts bei den verschiedenen geschäftlichen Cloud-Diensten ist super wichtig. Neben dem Einsatz von Multi-Factor-Authentifizierung ist eine Überwachung und Alarm bei fehlgeschlagenen Login-Versuchen nützlich.

Für geschäftliche Online-Dienste wie Office 365, Salesforce, ServiceNow, G-Suite oder Dropbox gibt es von Microsoft den CASB namens „Cloud App Security“ – eine Suite, die noch mehr bietet. Dazu im Detail mehr in einem späterem Blog-Artikel.

OneNote 2016: Zeilen in Tabellen farbig formatieren

Hintergrund:
Microsoft OneNote ist ein kostenloses Programm in der Microsoft Office Familie zur Erstellung von Notizen. Das Programm ist in den letzten Jahren immer populärer geworden für die Erfassung und Verwaltung von elektronischen Notizen, die man früher im Text Editor, Word oder Excel erfasst hat.

Anforderung:
OneNote bietet sich perfekt für das Erstellen von einfachen Tabellen (ohne die mathematische Berechnung von Werten) an. Innerhalb von Tabellen will man ganze Zeilen oder Spalten auf einen Schlag farbig formatieren/markieren.

Lösung für ganze Zeilen:

  1. Nach Erstellung einer Tabelle wird die gewünschte Zeile markiert durch Klick auf den automatisch erscheinenden Marker (vor der Zeile)
    onenote_zeile_markieren
    Die gesamte Zeile markieren in einer Tabelle durch Klick auf den Marker vor der gewünschten Zeile
  2. Durch Klick auf den Marker wird so die gesamte Zeile markiert
  3. Anschließend klickt man in der Symbolleiste auf die nun erscheinende Tab „Layout“
  4. In dieser Symbolleiste wählt man den Button „Schattierung“ und seine Wunschfarbe für die ganze Zeile aus. el vola! 🙂
    onenote_tabellentools
    Die Symbolleiste „Layout“ mit dem Button „Schattierung“

Lösung für ganze Spalten:

  1. Nach Erstellung einer Tabelle wird die Spalte markiert durch Klick in die erste oberste Spalte (Setzen des Cursors) und anschließendes Drücken der linken Maustaste und nach unten ziehen.
  2. Anschließend klickt man in der Symbolleiste auf die nun erscheinende Tab „Layout“
  3. In dieser Symbolleiste wählt man den Button „Schattierung“ und seine Wunschfarbe für die ganze Spalte aus. el vola! 🙂

 

Für Fortgeschrittene:
Mehrere Zeilen oder Spalten lassen sich auf einen Schlag gemeinsam markieren, wenn man die STRG-Taste gedrückt hält. So lassen sich also schnell mehrere Zeilen oder Spalten in derselben Farbe formatieren/markieren.

Das Endergebnis könnte also dann so aussehen:

Die fertig farbig formatierte Tabelle
Die fertig farbig formatierte Tabelle

 

Windows: Ursache für Aufwachen aus Standby erkennen

Die Ursache (also das Gerät oder Ereignis) was ein Windows PC aus seinem letzten Standby geholt hat findet man mit folgendem Befehl heraus:

powercfg -lastwake

Der „Typ“ ist entscheidend:

Folgende Typen können ein PC aufwachen:

  • Ein Dienst oder eine Aufgabe anhand der Aufgabenplanung
  • Ein Druck auf ein Button (am Gehäuse)
  • Ein Gerät (Mausbewegung;Fernbedienung)

Hier drei Beispiele:

Eigenständiges Aufwachen aus Standby durch eine getimtes Event in der Aufgabenplanung
Eigenständiges Aufwachen aus Standby durch eine getimtes Event in der Aufgabenplanung
Aufwachen aus Standby per USB-Gerät
Eigenständiges Aufwachen aus Standby per USB-Gerät
Aufwachen aus Standby per Schalter am Gerät
Manuelles Aufwachen aus Standby per Schalter am Gerät

Windows: Unsichtbare Verbundene Netzlaufwerke trennen

Anforderung:
Beim Verbinden zu einem Netzlaufwerk erhält man folgende Fehlermeldung in Windows: „Dieser Netzwerkordner ist zurzeit unter Verwendung eines anderen Namens und Kennwortes verbunden“

 

Diese Verbindung zum Netzlaufwerk wird jedoch im Windows Explorer gar nicht mit einem Laufwerksbuchstaben angezeigt.

Lösung:

    1. Die Konsole öffnen (Start und  „CMD“ eintippen)
    2. den Befehl „net use“ eingeben und die derzeit verbundenen Netzlaufwerke sich anzeigen lassen. Hier müsste die oben versuchte Verbindung aufgelistet werden ohne einen zugeordneten Laufwerksbuchstaben
    3. mit folgendem Befehl das verbundene Netzlaufwerk löschen
      net use <UNC serverpfad> /delete

Mein Setup – Teil 1

Zum elften Jahrestag des Blogs „MSTechnology“ kommt ein Beitrag zu einem etwas anderem Thema: Wie sieht aus meiner Sicht das Equipment eines Bildschirmarbeiters im Ganztags-Modus aus?

P.S. Dies ist der erste Teil – der Zweite folgt in ein paar Tagen

Hintergrund:
Ich bin ein „digitaler Wanderarbeiter“, der als Berater und Projektleiter für verschiedene Kunden arbeitet. Meist sind das Kunden, die wiederum als IT-Dienstleister tätig sind und ihre Kunden bedienen. Bei diesen B2B Endkunden bin ich dann als externer Mitarbeiter meines Kunden am Start. Ich stehe da oft in der ersten Linie neben internen oder anderen externen Kollegen meines Kunden.

Das bedeutet, dass ich arbeite an folgenden Lokationen:

  • bei den Endkunden am Standort (und deshalb auf Reisen gehe)
  • auf der Reise im Zug oder Flugzeug
  • In Business Lounges der Fluglinien
  • bei meinen Kunden im Büro
  • im Hotelzimmer
  • in meinem eigenen Home-Office

Übrigens: ich arbeite nie in Cafés, da ich dort lieber den Kaffee und Kuchen und die anderen Menschen genieße und mich dadurch auch nie konzentrieren kann. 🙂

Meine Geschäftspartner und ich haben kein gemeinsames Büro, da wir erstens örtlich verteilt wohnen und zweitens uns in einem gemeinsamen Büro aus oben genannten Gründen auch gar nicht oft sehen würden. Deshalb haben wir öfters ein virtuelles Büro – wir machen eine Live-Schaltung aus unseren Home-Offices in Skype und lassen diese Skype-Session einfach neben der normalen Arbeit laufen.

Meine Hardware im Home-Office
Das Home-Office ist der Ort, wo ich mir die besten Einrichtungs-Ideen und Hardware-Produkte von meinen Einsätzen in den Büros meiner Kunden mitgenommen habe und nach meinem Belieben umgesetzt habe:

Als „Bürohengst“ oder „Schreibtischtäter“ braucht man vor der Computer-Technik  einen sehr guten Stuhl und einen guten Tisch.

Es sind meiner Meinung die wichtigsten Werkzeuge für uns, welche die persönliche Gesundheit beeinflussen. Da ich ein wenig rumkomme, lernte ich schlechtes aber auch gutes Equipment kennen.

Folgende Basics haben seit längerer Zeit Einzug gehalten:

  • ein in vielen Belangen einstellbarer Drehstuhl
    • Hersteller „Dauphin
    • Modell: Shape

  • ein elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch
    • Schreibtischfläche (180 cm breit und 80cm tief)
    • Hersteller Reiss
    • Modell Eco N2 2.2

Beides war nicht günstig aber mir für einen gesunden Rücken einfach wert – eine (steuerlich absetzbare) und auch langfristige Investition in meine Gesundheit. Schließlich habe ich bei meinen Einsätzen beim Kunden nicht immer das beste Equipment und es ist auch häufig nicht personalisierbar.

Neben dem gesunden Rücken sind die Augen für uns Bildschirmarbeiter das Wichtigste!

Ich habe mich mit drei gleiche weiße 24 Zoll LCD Displays (Modell EA244WMi) im Bildformat 16:10 der Firma NEC ausgestattet, die miteinander per Kabel verbunden sind und ihre Einstellungen so identisch haben.

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2 Bildschirme sind aus meiner Sicht Standard – 3 Bildschirme auf dem Schreibtisch sind wahrlich Luxus für den Bildschirmarbeiter von heute

Ich bin der festen Überzeugung, dass die Effizienzsteigerung durch ein Multimonitor-Betrieb bei einer Ganztagesnutzung hoch ist. So verwende ich keine Zeit, mir irgendwelche Fenster von Anwendungen zurechtzurücken und bin auch kein Split-Screen Freund. Jede Anwendung bekommt meist ihren eigenen Bildschirm. Auch für Video- oder Bildschirmkonferenzen bieten sich mehrere Monitore an: Ein Monitor zur Anzeige des Videobilds und ein anderer Monitor zum Mitschreiben oder Präsentieren!

Ausblick in die Zukunft: In naher Zukunft wird wohl 4K und HDR auf meinem Schreibtisch Einzug halten. Davon werde ich dann sicher hier berichten.

Wenn man als Bildschirmarbeiter an Gesundheit und damit Ergonomie am Arbeitsplatz denkt, kommt man unweigerlich auf schmerzfreie Handgelenke und Sehnen in den Unterarme. Um das zu vermeiden, sollte eine ergonomische Tastatur und Maus genutzt werden, die einem persönlich zusagt. Nur durch mehrstündiges Ausprobieren findet man dies raus!

Ich bin seit Jahren bei Logitech Tastaturen finde aber auch den Hersteller Cherry empfehlenswert. Derzeit habe ich das Modell MK710 im Einsatz, das anfangs immer flüsterleise ist. die Tasten werden leider mit der Zeit immer lauter. 😦

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Als Maus verwende ich derzeit eine uralten Klassiker – die legendäre kabelgebundene sehr ergonomische Microsoft Intelli Mouse, die vom Hersteller nun nochmal neu aufgelegt wurde und in einer dunkelgrauen Farbvariante wieder verkauft wird. Ich würde mir so wünschen, sie in einer kabellosen Variante kaufen zu können.

Die legendäre Intelli Mouse in Urform

Ich bin durch meine Tätigkeit oft in Telefon- oder Video-Konferenzen. Dazu brauche ich:

  • Ruhe
  • freie Hände zum Tippen
  • eine Webcam

Ruhe verschaffe ich mir durch die Nutzung eines sogenannten Busyligts. Dieses kleine USB-Gerät habe ich an einem Monitor kleben. Es zeigt meiner Familie farbig, ob ich gerade ansprechbar bin, mich konzentriere oder in einer Telefonkonferenz „vor mich hin schweige“. 🙂 Das wird realisiert durch die Integration mit meiner Software der Wahl für Konferenzen: Skype for Business. Angenehme Nebenfunktion ist auch eine visuelle und akustische Benachrichtigung durch das Busylight bei eingehenden Chat-Nachrichten oder Anrufen in Skype for Business.

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Freie Hände zum Tippen erreiche ich durch die Nutzung eines Headset. Deshalb ist bei mir ein USB Stereo-Headset von der Firma Jabra am Start, was normalerweise im Call-Center zur Anwendung kommt und dank USB-Kabel keine eigene Batterie benötigt und den ganzen Tag auch durchhält. Eine gewisse Freiheit durch das lange Kabel ist trotzdem gegeben. Die Anrufe vom Smartphone hab ich dank integriertem Bluetooth auch gleich im Headset. Auch die Musikwiedergabe ist für ein Headset außerordentlich gut. Der Sitzkomfort ist so perfekt, dass ich es stundenlang ohne störende Schmerzen tragen kann.

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Als Webcam kommt eine schon in die Jahre gekommenes Modell von Logitech mit einem Carl Zeiss Objektiv zum Einsatz: Logitech Quickcam Pro 9000. Man muß nicht immer die neueste Technik am Start haben. Langlebigkeit und jahrelange Kompatibilität ist auch wichtig.

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Excel: Zählen von nicht leeren Zeilen per Formel

Anforderung:

In einer Excel-Tabelle soll die Anzahl der Zeilen ermittelt werden, die in einer gewählten Spalte nicht leer sind.

Lösung:

Anwendung der Formel ZÄHLENWENNS:

=ZÄHLENWENNS(Gewünschte_Spalte;"<>")