Absicherung von Online-Accounts im Privaten und Geschäftlichen durch Passwort-Manager, MFA und CASB

Aufgrund der aktuellen Nachrichtenlage ist das Thema Absicherung von Accounts bei Internetdiensten nicht nur für Prominente und Politiker in aller Munde.

Im Privatbereich sollte jeder mit Hilfe eines Passwort-Managers seine Accounts von Online-Diensten verwalten und zusätzlich (wenn möglich) die sogenannte Multi-Factor Authentifizierung verwenden. Das bedeutet, dass beim Login in ein Online-Dienst neben dem Passwort ein zweiter Faktor zum Beweisen der Identität erbracht werden muss. Damit verliert das Passwort allein seine Macht.

Best Practice durch Passwort-Manager:

  1. die Passwörter für Online-Dienste dort speichern
  2. sich beim Einloggen in den Diensten durch den Passwort-Manager helfen lassen durch automatisches Ausfüllen der Login-Maske
  3. Wenn man dieses Vorgehen verinnerlicht hat, ist klar, dass die Passwort-Stärke zunehmen kann, da der Mensch sich die Passwörter nicht mehr merken muss:
    1. für jeden Dienst ein anderes Passwort
    2. Passwort wird generiert durch den Passwort-Manager und ist damit sehr komplex
    3. Regelmäßiges Überprüfen der Passwort-Stärke und doppelter Verwendung von Passwörtern im Passwort-Manager
    4. Ändern der Passwörter in gewissen Zeitabständen

Als Passwort-Manager empfehle ich LastPass

Best Practice für Multi-Factor Authentifizierung (MFA):

  1. Bei häufig genutzten Online-Diensten prüfen in den Optionen, ob MFA aktivierbar ist (meist manuell aktivierbar in Kontoeinstellungen)
  2. Eigene Mobilfunknummer eintragen oder eine Authenticator App auf dem Smartphone nutzen
  3. Nach dem Login in Online-Dienst wird dann eine Prüf-SMS mit Code verschickt bzw. ein Code aus der Authenticator-App abgefragt. Dieser zweiter Faktor muss dann beim Login-Vorgang zusätzlich eingegeben werden

MFA empfehle ich bei Bezahldiensten (PayPal), Shopping-Portalen mit hinterlegten Zahlungsdaten (Amazon) sowie bei Social Networks mit Chat-Verläufen und privaten Informationen.

Im Firmenbereich sollte man ebenfalls Passwort-Manager für seine Anwender und Multi-Factor-Authentifizierung anwenden. Darüberhinaus ist im geschäftlichen Bereich für die Erhöhung von Sicherheit die Nutzung eines sogenannten (in englisch) Cloud Access Security Broker (CASB) empfehlenswert.

Ein CASB schaltet sich zwischen die Mitarbeiter des Unternehmens und dem Internet/der Cloud und überwacht und schützt den Datenverkehr bzw. die Cloud Apps

Insbesondere der Schutz durch ein CASB der Mitarbeiter-Accounts bei den verschiedenen geschäftlichen Cloud-Diensten ist super wichtig. Neben dem Einsatz von Multi-Factor-Authentifizierung ist eine Überwachung und Alarm bei fehlgeschlagenen Login-Versuchen nützlich.

Für geschäftliche Online-Dienste wie Office 365, Salesforce, ServiceNow, G-Suite oder Dropbox gibt es von Microsoft den CASB namens „Cloud App Security“ – eine Suite, die noch mehr bietet. Dazu im Detail mehr in einem späterem Blog-Artikel.

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Office 365: Vermeiden von App-Kennwörtern in Office Clients bei MFA

Die sogenannte „Mehrstufige Authentifizierung“ (kurz MFA in Englisch) bei Office 365 hat leider einen kleinen Haken: Folgende Applikationen benötigen dann ein zusätzliches sogenanntes App-Kennwort zur Authentifizierung:

  • Skype4Business in Windows
  • Outlook in Windows
  • alle 3rd Party Apps wie z.B. Android Mail App oder Apple Mail

Alle anderen Windows Anwendungen von Microsoft (z.B. Microsoft Teams, Delve App) können problemlos den zweiten Faktor (Anruf, Code per SMS oder Microsoft Authenticator App) beim Login abfragen.

Das App-Kennwort ist ein Kennwort, was statt dem richtigen Passwort in diesen Anwendungen verwendet werden muss. Das ist natürlich blöd, da der Anwender sich jetzt zwei statt bisher ein Passwort merken muss.

Nun die Überrraschung: Das muss nicht sein – zumindest für die Microsoft Office Clients!

Komischerweise hat Microsoft per Default im Office 365 Mandant folgende Einstellung zur Unterstützung von Login mit MFA:

O365 Dienst Modern Authentication (ADAL) Tutorial zum manuellen Aktivieren im O365 Mandant
Exchange Online deaktiviert Enable Exchange Online for modern authentication
Skype4Business deaktiviert Skype for Business Online: Enable your tenant for modern authentication
SharePoint Online aktiviert

Hinweis: Das Aktivieren von Modern Authentication setzt die Admin-Rolle und den Einsatz der Powershell Konsole voraus!

In der folgenden Tabelle sind die Office Clients aufgeführt und ihre Unterstützung für die Modern Authentication.

Office

Version

unterstützt Modern Authentication (ADAL) Out of the box aktiviert: Tutorial zum manuellen Aktivieren
2010 nein
2013 ja nein  Tutorial
2016 ja ja  –

Warum das Ganze!? – die Anwender werden es Ihnen danken, wenn MFA zur Erhöhung der Sicherheit eingeführt wird im Unternehmen, vom App-Kennwort verschont zu werden. 🙂

Weitere hilfreiche Ressourcen: