Office 365: MyAnalytics – Neuerungen in 2019

Hintergrund:
In dem Artikel (Hyperlink) wurde in 2017 der neue Dienst in diesem Blog vorgestellt. So richtig durchgestartet ist er nicht – aufgrund der eingeschränkten Verfügbarkeit im teuersten Plan in der Office 365 Familie – E5 beziehungsweise als aufpreispflichtiges Add-on zu günstigeren Plänen.

Nun gibt es (endlich) erfreuliche Neuigkeiten:

MyAnalytics wird vom Premium-Dienst mehr zum Massendienst in der Office 365 Suite -> Kunden der Pläne Business Essentials, Business Premium, E1, E3 bekommen den Dienst nun bald auch kostenlos!

MyAnalytics hat verschiedene Oberflächen:

  • ein personalisiertes Dashboard im Browser (extra Kachel im O365 Launcher)
  • als Outlook Add-in (Leiste rechts) für Office 365 Nutzer
  • Wöchentliche Benachrichtigungen
  • Intelligente (AI-gestützte) Notifications in Outlook, die eingeblendet werden beim Lesen/Erstellen von Mails und Meeting-Einladungen und Denkanstöße bzgl. der jeweiligen Empfänger-Person(en) zu liefern und produktiver zu sein.

Datensenken für MyAnalytics

  • MyAnalytics kann neben der eigenen Exchange Online Mailbox jetzt auch weitere Office 365 Dienste analysieren und Auswertungen anzeigen aus:
    1. Chats und Anrufe/Meetings in Microsoft Teams
    2. Arbeit mit Dokumenten in SharePoint Online
    3. Arbeit mit Dokumenten in OneDrive for Business

Also heißt es abwarten, bis die zusätzliche Kachel von MyAnalytics im Menü im Browser erscheint.

Für die Datenschutzbeauftragten und Betriebsratsmitglieder unter den Lesern:

  • Die verwendeten Daten sind in der Mailbox des Anwenders eh da und schlicht aufsummiert bzw. ausgewertet
  • laut Microsoft werden keine personenbezogenen Daten ausgewertet oder angezeigt
  • Es wird die Häufigkeit von Terminen analysiert und ein unternehmensweiter Durchschnitt gebildet und angezeigt
  • Es wird die Lese-Rate bei Mails an 5 oder mehr Kollegen analysiert

 

Quellen:

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MyAnalytics – das Fitbit in Office 365 für den Information Worker

Microsoft hat ein neues Feature/Produkt innerhalb der Office 365 Familie veröffentlicht.

Es nennt sich MyAnalytics und stellt auf  Basis der gesammelten Daten über die beruflichen Gewohnheiten des Benutzers pro Arbeitswoche dar:

  1. aufsummierte Stunden in Meetings
  2. aufsummierte Stunden mit Bearbeitung von eMails
  3. aufsummierte Stunden mit fokussierter Arbeit
  4. aufsummierte Stunden, die nach der Regelarbeitszeit entstanden sind

Desweiteren kann man zu den jeweiligen o. g. Punkten persönliche Ziele wie in Sport-Apps definieren.

myanalytics

Zusätzlich wird dargestellt im Bezug auf die Vernetzung mit Kollegen aus dem Unternehmen:

  • Wer sind die engsten Kollegen und wie viel Zeit habe ich mit Ihnen verbracht
  • Mit wem habe ich früher eng zusammengearbeitet und nun länger nicht mehr.

Als Datengrundlage werden die gesammelten und gespeicherten Daten aus dem Office Graph verwendet:

  • Erstellung oder Veränderung von Dokumenten in SharePoint Online
  • Lesen, Verfassen und Senden von eMails
  • Eingetragene Termine im eigenen Exchange Kalender
  • Freie Zeit ohne Termine im Exchange Kalender für die Berechnung der Fokus-Zeit
  • Personen in Mails und Terminen

MyAnalatics kann derzeit noch keine Informationen aus der Arbeit in Planner, Teams, Yammer oder in Office 365 Groups ziehen.

Zusätzlich lassen sich dann die Wochenreports miteinander vergleichen und ein Trend über die letzten Wochen wird auch dargestellt. Weiterhin versucht MyAnalytics hilfreiche Tipps für die persönliche Verbesserung zu geben.

Hier ein Einführungs-Video von Microsoft:

MyAnalytics ist ein Feature im Office 365. Es ist Bestandteil des E5 Plans. Für E1 oder E3 Pläne kann dieses Feature hinzugebucht werden zum Preis von 3,40 € pro User pro Monat.

Meine Einschätzung:
Die derzeitigen Funktionen sind nützlich in konventionellen Unternehmenskulturen mit ausschließlicher eMail-Kommunikation und vielen geplanten und kalenderbasierten Meetings. Für jüngere dynamischere Kulturen und der Vermeidung von Mailverkehr (z.B. Nutzung von Microsoft Teams) und ad-hoc Meetings macht es keinen Sinn. Der Preis für die E1 und E3 Pakete ist meines Erachtens zu hoch bei denen derzeit gegebenen Funktionen.