10 Tipps zum schneller suchen in Outlook

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Heute ein weiterer Artikel aus der Reihe zur Steigerung der Produktivität in der Arbeit mit Outlook (zur Artikelreihe einfach hier klicken). Dies sind aus meiner Sicht zehn wichtige Tipps zur schnellen und effizienten Suche nach Mails in Outlook:
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Hilfreiche Outlook Regeln gegen die Verstopfung des Postfachs

Ich arbeite gerade für ein Unternehmen, in dem die Mail-(un)-kultur sehr stark verbreitet ist. Das bedeutet, man empfängt täglich eine Vielzahl von Mails. In den dem „An:“ Feld sind mehrere Personen und in dem „CC“ Feld noch mehr Personen benannt. Und irgendwo dazwischen mein Name – da fühlt man sich schnell geflutet. 😦

Es geht also darum, aus der Vielzahl der Mails die für mich wirklich Wichtigen zu erkennen, in denen Aufgaben oder relevante Themen für mich enthalten sind. Alle anderen kann ich später lesen, wenn ich mal nichts zu tun haben sollte.

für mich lautet das Credo: „ich kann Aufgaben abarbeiten oder ich kann Mails lesen und bearbeiten“

Desweiteren bin ich ich schon seit längerem ein Feind der Mailsortiererei in Unterordner – (siehe dazu diesen früheren Blogartikel hier: mails-kategorisieren-statts-manuell-wegsortieren ).

Dieses beides zu kombinieren bedeutet also:

Hebe alle Mails hervor,

  • wo im Mail-Text mein Vorname vorkommt – oft gelesen in dieser Form: „@Kunze: mach mal vorwärts“
  • wo ich sowie andere Personen im „An:“-Feld stehe – ich also potentiell ein TODO habe
  • welche ausschließlich nur an mich adressiert sind – also ich war der Einzige im „An:“-Feld

Als Ergebnis hat man rot eingefärbte Mails im Posteingang mit der roten Flagge, welche man nach Lesen und Bearbeitung in ein Häkchen verwandeln kann! 🙂

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013
Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Hinweis:
Je nach Mailkultur kann es trotz der oben beschriebenen Regeln zu vielen rot markierten Mails kommen. Dann sollte man absteigend farbig markieren.

Outlook: Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Immer wieder sehe ich bei Kolleginnen und Kollegen, dass im Outlook kleine oder größere Ordner-Strukturen aufgebaut werden, um Mails manuell (oder halbautomatisch) aus dem Posteingang in den jeweiligen Unterordner zu verschieben. Das Ziel ist ganz sicher, den Überblick zu behalten und alle Mails zu einem Thema/Projekt/Kontext auf einen Blick zu sehen.

Ich halte davon jedoch gar nichts. Warum und was wesentlich besser ist, erkläre ich in hier in der Artikel-Serie zur eigenen Produktivität.

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Notizen zum Outlook Termin in OneNote 2010 erfassen

In der neuen Office Version gibt es eine engere Integration zwischen Outlook 2010 und OneNote 2010, die ich schätzen lernen werde. In jedem Outlook Termin ist ein Button in der Symbolleiste zum Sprung zu OneNote vorhanden. Alternativ reicht es, wenn man den Termin im Kalender anklickt und oben in der kontextsensitiven Symbolleiste (Ribbon-Bar) den entsprechenden Button anklickt.

Symbolleiste im Termin

Das gute dabei: Es werden automatisch beim Sprung in OneNote ein neues Notizblatt im gewünschten Notizbuch angelegt mit einem gesonderten Template. In dieses Template werden automatisch die Daten des Termins hineinkopiert. So kann man sofort mit seinen Notizen zum Termin starten. Für mich auf alle Fälle hilfreich!

Notiz-Template für ein Termin

Kontakte in Outlook besser organisieren

Viele Outlook-Benutzer haben die Angewohnheit, ihre Kontakte in Outlook in mehreren verschiedenen Kontakte Ordnern zu verwalten. Dies entspricht dem gewöhnlichen Verzeichnis/Ordner Denken eines PC-Benutzers. Diese Art der Organisation der Kontakte führt in der Praxis zu folgenden Problemen:

Freunde = Kollege = Projektpartner:

Manche Outlook-Benutzer legen für jedes Projekt einen separaten Kontakt-Ordner an. Andere trennen die gespeicherten Kontakte in Ordner für Privat und Geschäftlich. Egal welche Methode – sie führt bei lieben Bekannten zu Problemen: Wenn ein Kollege auch ein guter Freund ist. Oder ein Kollege gleich in mehreren Projekten tätig ist. Dann stellt sich die Frage, ob man zu einer Person zwei oder mehr identische Kontakte anlegt… Viel Spaß beim Aktuell-Halten der Kontaktdaten.

Synchronisierung mit Windows Mobile Geräten:

Bei der Synchronisierung der Outlook Kontakte auf ein Windows Mobile Gerät wird nur der Inhalt des Standard Kontakte-Ordners synchronisiert. Alle weiteren Ordner werden schlicht ignoriert. In früheren Outlook-Zeiten (bis Version 2003) gab es dann ein Tool (Pocket Contact Synchronizer) von Microsoft, das nichts anderes tat, als die Kontakte der Unterordner in den Standard Kontakte-Ordner zu kopieren und jeden Kontakt mit einer Kategorie (Name des Ursprungordners) zu versehen. Dieses Tool funktioniert in Outlook 2007 nicht mehr. Weiterhin gibt es noch 3rd Party Tools (PocketMirror), die dieses Problem versuchen zu umschiffen…

Ein Lösungsweg:

Ein möglicher Lösungsweg ist das Kategorisieren von Kontakten. Dabei werden einem Outlook-Kontakt eine oder mehrere Kategorien zugeordnet. Im Grunde kommt diese Methodik einer Verschlagwortung (Web2.0-deutsch: Tagging) gleich. Bei der Anwendung dieser Methode kann man also seinem besten Kumpel „Max“, der auch noch in der gleichen Firma arbeitet zum Beispiel die Kategorie „Privat“ und „Geschäftlich“ geben. Durch das anschließende Definieren von unterschiedlichen (gefilterten) Ansichten auf ein und denselben Kontakte-Ordner erreicht man eine Trennung von Speicherort und übersichtlicher Anzeige.

Die Umsetzung:

  1. Outlook bietet neben vordefinierten Kategorien auch die Möglichkeit, eigene Kategorien anzulegen. Diese Kategorien kann man auch für andere Objekte (Mails, Termine) in Outlook verwenden. Das initiale Kategorisieren geht schnell, wenn man die Kontakte in eigenen Ordnern sortiert hat. Man markiert mit der Tastenkombination STRG+A alle Kontakte eines Ordners und weißt über das Kontextmenü die gewünschte Kategorie zu.
  2. Nach der Kategorisierung kopiert man alle Kontakte in den Standard-Kontakte Ordner. Hierbei kann es bei Dubletten (also doppelte Kontakte für ein und dieselbe Person) zu Warnmeldungen seitens Outlook kommen. Outlook bietet dann immer zwei Optionen an: Kontaktdaten zusammenführen oder ein doppelten Kontakt anlegen.
  3. Nun legt man die verschiedenen Ansichten an, welche die einzelnen Kontakte-Ordner ersetzen sollen. Dabei wählt man bei jeder Ansicht die jeweilige Kategorie aus, nach der die Kontakte gefiltert werden. Hierbei können natürlich auch mehrere Kategorien in einer Ansicht verwendet werden. Eine Ansicht in Outlook 2007 definiert man: Menü „Ansicht“ -> „Anordnen nach“ -> “ Aktuelle Ansicht“ -> “ Ansicht definieren“ -> “ Neu“
  4. Nun löscht man die alten Kontakte-Ordner. Fertig!

P.S.: Nie die Übersichtlichkeit verlieren…😉