SharePoint: Vererbte Metadaten an Word-Dokumente

Wenn versucht wird ein Word-Dokument in einer Dokumentenbibliothek in SharePoint direkt zu speichern, erbt es sofort automatisch:

      • den Default Content Type mit all seinen Feldern oder
      • alle Metadatenfelder der Bibliothek (falls kein Content Type an die Bibliothek gebunden ist)

Bei den vererbten Metdatenfeldern gibt es Unterschiede in den Datentypen:

      • Metadatenfelder vom Typ „Choice“ sind offline mit Ihren Feldwerten verfügbar
      • Metadatenfelder vom Typ „Datum oder Uhrzeit“ können offline problemlos durch ein Datum-Picker  in Word gesetzt werden
      • Metadatenfelder vom Typ „Person“ können erst ausgefüllt werden, wenn eine direkte Online-Verbindung zum SharePoint im Moment des Speicherns besteht.
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Word: Beschriftungen für Tabellen oder Abbildungen automatisch durchnummerieren

Anforderung:
Man hat in einem Word-Dokument Beschriftungen für Tabellen- und/oder Abbildungen mit dem Befehl „Beschriftung einfügen“ versehen. Jedoch passt die Nummerierung nicht, da man sie nicht in Reihenfolge hinzugefügt hat.

Lösung:
Die Nummern in den Beschriftungen sind Felder. Es gibt die  Möglichkeit, alle Felder (auch in Kopf- und Fußzeilen) im gesamten Dokument auf einen Schlag zu aktualisieren.

  1. Markieren des gesamten Dokumentinhalts mit STRG+A
  2. Drücken der Taste F9
  3. Aktualisieren aller Feldinhalte (auch Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis,etc.)

Anschließend sind die Nummern für alle Beschriftungen neu vergeben und das zugehörige Verzeichnis ist auch aktualisiert.

Verbesserte Kommentarfunktion in Word und PowerPoint 2013

In den neuen Versionen 2013 von Word und PowerPoint wurde die Funktion des Kommentierens von Textstellen verbessert. Hier gibt´s jetzt eine hierarchische Diskussions-Threadansicht wie auch sonst im Web üblich. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Personen beim Review von Dokumenten und Präsentationen!

thread

Einziger Nachteil gegenüber Word 2010: Die Kommentare werden nicht mehr durchnummeriert in Word 2013.

Word: Mehrere Textstellen und eine Fussnote

Anforderung:
In einem Word-Dokument gibt es mehrere Textstellen, die auf EINE Fußnote verweisen sollen.

Lösung:

  1. Fussnote erstellen im Menü „Verweise“ über Button „Fußnote einfügen“
  2. Cursor an die Einfügeposition setzen und im Menü „Einfügen“ einen Querverweis erstellen.
  3. Formatierte Fussnote auf die Ursprungsfußnote setzen. (siehe Screenshot)

Fehler beim Einchecken aufgrund einer Kopie auf dem Webserver

Manchmal kommt es im Office-Client (Word,Excel und Co) beim Check-In einer Datei im SharePoint Server zu folgender Fehlermeldung: „Das Dokument kann nicht eingecheckt werden, solange ein Kopie auf dem Webserver geöffnet ist. Schließen Sie die Webserverkopie, und versuchen Sie es erneut.“

Diese Fehlermeldung  im Office-Client ist nicht wirklich hilfreich für den Anwender.

Der schnelle Workaround ist folgender:

  1. Fehlermeldung mit OK bestätigen
  2. Datei schließen über Menü „Datei“
  3. Anschließende Hinweismeldung:

mit OK bestätigen.
Anschließend wird die Datei eingecheckt und geschlossen.

Chatten aus Word heraus – Lync Integration in Word 2010

Bei gleichzeitiger Bearbeitung eines Word-Dokuments, welches sich im SharePoint 2010 befindet, besteht die Möglichkeit aus Word heraus eine Chat-Sitzung mit Lync zu starten.

In dem folgenden Screenshot ist zu sehen, dass die aktuellen Bearbeiter des Dokuments angezeigt werden und bei Druck auf „Nachricht senden“ wird das Chatfenster geöffenet mit den Bearbeitern als Teilnehmer des Chats.

Bild

Word: Alle Felder im Dokument auf einen Schlag aktualisieren

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Word“ kann man seine elektronischen Briefe und andere Dokumente erstellen. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Word ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Anforderung:
Wenn man mit Word-Vorlagen arbeitet, werden oft Felder in der Vorlage aus Metadaten des Dokuments befüllt. Auch Inhalts-/Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse sind eigentlich Felder. Statt jedes Feld einzeln per Hand zu aktualisieren gibt es eine Möglichkeit, alle Felder (auch in Kopf- und Fußzeilen) im gesamten Dokument auf einen Schlag zu aktualisieren.
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